ESCUCHAR ESTRATEGIA COMPLETA: 🔴 Podcast + Estrategia: Organiza tu tiempo eficazmente

Hace unas semanas atrás publiqué un podcasts donde explicaba detalladamente una estrategia de organización basada en el conocido método “Getting Things Done” (GTD) del especialista en gestión del tiempo, David Allen.

Este contenido ha tenido muy buena aceptación. Varias personas me han compartido su colorido calendario, así como sus listas de actividades. El problema reside en que, días después, estos mismos usuarios me han reportado lo difícil que les ha resultado cumplir con su calendario. Y es normal.

En la estrategia que compartí, hay algo que se suele subestimar: la fricción que se generará una vez intentemos pasar de la teoría a la práctica.

Un calendario con muchos colores. Cada cosa en su lugar. Llega el día de hacer andar la planificación y, de repente, una actividad empieza a retrasar a la otra. Se convierte en un efecto dominó. El día llega a su final. Quedan cosas sin hacer. Se empiezan a acumular actividades. Y no hay más espacio en el calendario. Y ¡pff! la fricción ha llegado a casa y la frustración quiere colarse sin ser invitada.

No te debes asustar

La etapa de fricción es muy importante. Es normal que aparezca. Debe existir. Es precisamente ella la que nos va a ayudar a comprender si un asunto necesitará más o menor tiempo para su ejecución. Casi todos tenemos cosas que hacer que repetimos frecuentemente. Y son precisamente estas cosas a las que mejor viene la fase de fricción, pues definen los tiempos realistas que llevará realizarlas al completo.

La fricción también nos determinará cuáles son esas tareas que pudieramos delegar para aprovechar más ese tiempo. Por ejemplo, yo me fijé en que hacer la comida me tomaba más de una hora (sin contar tener que ir al supermercado). Decidí dedicar esa hora a un proyecto que me generara ingresos suficientes para pagarle a otra persona para que me cocinada, y, además, me dejara un mínimo margen de ganancia.

También pude identificar que grabar mi podcads a diario era poco óptimo, por lo que empecé a hacerlo un solo día para toda la semana. Así liberaba dos horas de mis mañanas.

Compensar es la clave

Dice mi psicóloga Tauana Matías, una de las mejores profesionales especializadas en conducta humana, que lo medular de este asunto es saber evaluar qué es lo que mejor nos compensaría: ¿preferiríamos cocinar nosotros, aún cuando nos lleve tiempo, porque nos causa un placer y estimula nuestra creatividad? ¿o preferiríamos que otro lo hiciera con el fin de comprometernos a optimizar mejor el tiempo que nos tomaría cocinar?

Como puedes intuir, cada uno de tus asuntos deberá someterse a su propio análisis. Y la mejor manera de hacerlo es poniendo en orden absolutamente todas nuestras actividades (desde la más personales, como sacar a tirar la basura hasta las profesionales).

En resumen, una vez que tenemos organizado nuestro calendario por un lado, y por el otro nuestra lista de asuntos (un “To do list” que llevaremos a cabo según los bloques de tiempo asignados en nuestro calendario); lo siguiente es vivir la etapa de fricción padeciéndola, pero no sufriéndola. Siendo pacientes con nosotros mismos y ajustando el tiempo real a cada tarea.