🔴 Podcast 06 + Estrategia: Organiza tu tiempo eficazmente

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Hace poco dejé de trabajar
para un gran medio de comunicación
en el que fui empleado por dos años exactos.

Hacía meses que había tomado la decisión.
Quería renunciar a ese puesto,
que, para mí, era una zona muy confortable.

Se trataba de un empleo cómodo,
para muchos, soñado.
Con compañeros de gran calidad humana.
Un sueldo justo y un horario perfecto para mí.

Y aún así decidí renunciar.
Todo esto, en medio de una pandemia mundial.

No sé si es que me cuestan
los excesos de comodidad.
O si se trata de una búsqueda natural
de independencia.

El hecho es que necesitaba autonomía
para optimizar mi tiempo
y sacarle más partido, incluso,
desde el punto de vista económico.

Por eso renuncié.
Contra todo pronóstico.
Y desafiando una circunstancia mundial
pintada con un panorama aterrador
en lo financiero. Ese desafío, sin dudas,
es la parte más excitante.

Consumado el acto

Hace poco que empecé la nueva rutina.
Una rutina llena de espacios de tiempo
que quería organizar en la semana.
Para eso decidí dejarme guiar.
Acordé una cita con mi psicóloga.
Tauana, que es como se llama quien me ayuda
a cuidar mi mente cada semana,
se sentó conmigo para darme herramientas
que me dieran estructura en esta nueva etapa.

Y es precisamente algunas
de esas herramientas
las que quiero compartir hoy contigo.

Inventario de proyectos

Lo primero que hice fue inventariar 
mis proyectos.

Escribí una lista de todas las actividades
que ocuparían un espacio en mi agenda.
Y con “todas”, me refiero literalmente a todas.
Incluido mi perro Pop.

Para hacerlo más divertido,
le agregué a cada cosa un emoticón 😬.

Mi lista, al hacer este ejercicio, quedó así:

Lo que ves puede parecer abrumador
y hasta un poco neurótico,
pero es el resultado de un proceso
de organización
que llevó al menos dos semanas.

Saber cuáles son todas las actividades, personas o proyectos
que ameritan así sea un mínimo de tiempo
en tu vida,
te ayudará a hacer la siguiente actividad:
armar tu calendario semanal.

Pero antes de eso,
para hacerlo más eficiente,
deberá pasar un filtro.

Y es precisamente ese filtro la clave
que me dio mi psicóloga
cuando me senté con ella por primera vez
a poner “orden en la pea”
(orden a la borrachera),
como dicen en mi país.

La idea consiste en ponderar
cada proyecto del inventario
según tres criterios fundamentales
que te harán ver claramente
la relevancia de cada actividad,
y por ende, cuánto tiempo realmente deberías darle.

Los criterios son:

  • Porcentaje de ingreso que genera ese proyecto o actividad
  • Porcentaje de satisfacción
  • Y porcentaje del vínculo emocional

Si lo llevamos a un gráfico de torta, luciría así

En palabras más llanas,
para esta fase del proyecto
me compré una libreta
utilizando una hoja para apuntar
cada actividad,
y a cada una la ponderé subjetivamente.

Por ejemplo, algunos de mis proyectos quedarían así:

Gatea.org
Empresa de formación a sanitarios en el área del autismo

Mi trabajo: Asesoría estratégica

Horas que venía trabajando: Aunque había contratado una hora semanal, se había creado un vínculo tal con el proyecto, que estaba dedicándole muchísimas más horas de trabajo. Lo cual no es malo, por supuesto, pero me privaba de comprometerme con otros proyectos.

Los criterios:

    • Ingresos: XXX€ al mes (30%)
    • Satisfacción: 30%
    • Vínculo: 40% 

Enconexionweb.com
Medio de comunicación informativo

Mi trabajo: Asesoría estratégica

Horas que venía trabajando: Al igual, aunque había contratado una hora semanal, había un vínculo emocional muy fuerte con este proyecto debido a que se trataba de la empresa para la que trabajé durante diez años desde que era un adolescente. Estaba dedicándole prácticamente una jornada entera semanal. Igual que en el anterior, me privaba de comprometerme con otros proyectos.

Los criterios:

    • Ingresos: XXX€ al mes (20%)
    • Satisfacción: 30%
    • Vínculo: 50%

TatiLuis.com
Emprendedora en el mundo de la Disciplina Positiva

Mi trabajo: Asesoría estratégica

Horas que venía trabajando: Decidí dar al menos tres asesorías por vocación para ayudar desinteresadamente a amigos con mucho talento y grandes ideas. La idea era acompañarlos al menos una hora a la semana… pero, me di cuenta que por mi condición finita de tiempo, no iba a ser posible dicha periodicidad.

Los criterios:

    • Ingresos: 0€ al mes (0%)
    • Satisfacción: 50%
    • Vínculo: 50%

Hacer este ejercicio me llevó a visualizar
cuánto ingreso, satisfacción y vínculo percibía
de cada uno de mis proyectos.

Por supuesto, está demás aclarar
que esta dinámica es sólo aplicable
a proyectos profesionales.
No iba a ponderar a mi pareja,
mi familia, mis amigos ni a mi perro.

Con cada ponderación de porcentajes
de implicación, satisfacción e ingresos,
pude determinar cuántas horas
debía dedicar objetivamente a cada proyecto.
Y aún así, enamorado de alguno en especial,
asignarle un tiempo y espacio justo
y cónsono con mi realidad.
Permitiéndome entender
cuántos nuevos proyectos nuevos
podía asumir.

Por ejemplo, me fijé que debía generar
un hábito de trabajo
y determinar horas de implicación
específicas para Gatea.org;
porque un día podía echarme
toda una jornada trabajando para ellos
y a la semana siguiente no hacer nada.
Y aunque no está mal hacer esta excepción
si el proyecto lo amerita,
lo más óptimo sería
que tuviese sus horas bloqueadas
en mi calendario.

Asimismo, EnConexionWeb.com,
un proyecto que es como un hermano menor,
debía delimitarlo para ser más productivo.

Y respecto a TatiLuis.com,
mi gran amiga de la vida,
también como una hermana,
sólo podía dedicarle una hora cada quincena,
y no cada semana como nos hubiese gustado.

Sé que suena odioso usar ejemplos reales
y que corro el riesgo de que me lean estos clientes.
Pero la transparencia es para mí un valor
que muchas veces me hace pecar de imprudente.

No tienes que dar explicaciones

Hablando de imprudencia.
Algo que nadie me advirtió
es que comunicar a todos mis clientes
que iban a tener una hora específica a la semana, no sentaría bien.

Así les explicaras que era por el bien
del proyecto,
por hacerlo más productivo,
eficiente y óptimo.

De esto aprendí que era mejor evaluar
no comunicar este cambio
(en caso de que vinieras del caos
con el manejo del tiempo),
y hacer que fluyera orgánicamente.

¿Y luego qué?

El siguiente paso, después de ponderar cada una de tus actividades,
y de hacer tu propio inventario sin dejar ningún aspecto por fuera:
desde el trabajo, pasando por lo familiar, las amistades y por supuesto,
el cuidado personal;
sería volcar todo eso a un calendario.

El mío, más o menos quedó así:

Ya sé, abrumador y neurótico.
Parece imposible de armar.
Y peor aún: imposible de cumplir.
Pero créeme que no es así.

Hace poco una de mis clientes me dijo que le resultaba imposible
poder hacer un calendario de este tipo.

Alegaba que,
después de escuchar uno de mis podcasts
donde entrevistaba a mi mejor amigo,
que tiene una condición que no le permite imaginar en su cabeza
(conocida como afantasía);
llegó a la conclusión de que ella tenía
la misma condición,
en un grado menor: 
“porque podía soñar, por ejemplo”,
y por eso le costaba imaginar su calendario.

Lo que no advirtió, es que este ejercicio no va de imaginar un calendario, si no de crearlo.

Según pude investigar,
este proceso de organización eficaz
está inspirado en la teoría de David Allen,
el padre de la eficacia y autor de un libro que estoy empezando a leerme
llamado ‘Organízate con eficacia’,
mejor conocido en inglés como el método ‘GTD’,
que significa ‘Getting Thins Done’.

Volviendo al asunto.
A esta clienta le propuse ‘gamificar’
un poco el proceso
para hacerlo más divertido.
Le sugerí ubicar una pared de su casa,
liberarla de todo cuadro,
y con cinta adhesiva de color,
armar un calendario físico de lunes a domingo;
y luego con postits ir colocando uno a uno
cada una de sus actividades.

Ejemplo del calendario físico de mi clienta. Ahora quiero una pizarra así.

Por cierto, en mi caso, yo no utilicé una pared,
como puedes, ver lo hice en Google Calendar
(tengo un vídeo donde explico cómo funciona).

Aquí lo importante es intentarlo, así sea a la vieja escúdela.

Se viene la fricción

En el proceso nos vamos a encontrar con mucha fricción.

Nos daremos cuenta de que no nos entrarán todas las actividades en una semana.
No entenderemos cómo es que antes “podíamos hacerlo todo”
y ahora no hay tiempo suficiente.

Y precisamente esta parte del proceso
es la que más nos tentará a frustrarnos…
o, mejor aún, la veremos como una oportunidad
para tomar decisiones importantes.

Por ejemplo, yo identifiqué que, en lo personal,
no tenía tiempo para cocinar la comida del mediodía.

Por eso decidí invertir en alguien
para que me cocinara.

Y lo mismo para algunas labores del hogar.
De esta manera me obligaba a conseguir
llenar ese tiempo
en un proyecto que me generara ingresos
para pagarle a esa persona y, además,
me diera ganancia.

En fin: optimizar ese tiempo.

Ahora bien, no estoy diciendo que debas empezar a contratar a lo bestia,
porque quizás tu realidad financiera
no te lo permita ahora
y tengas que pasar por un tiempo
de algunos sacrificios
hasta poder conseguirlo.

Lo importante es,
como dijera Robert T. Kiyosaki,
no caer en la frase
“es que no puedo darme ese lujo”,
si no poner a pensar a la mente,
dándole vueltas a la expresión
para convertirla en
“qué debo hacer para darme ese lujo”.

“¿Qué debo hacer para darme ese lujo?”

En fin.
Es normal que haya fricción.
Es más, es normal que haya un lapso de tiempo
en el que las actividades se solapen
hasta conseguir, forzadamente,
encauzarte y llegar a la meta:
que tu agenda se cumpla a cabalidad
casi siempre.

Y digo casi siempre,
porque la realidad es que ninguna agenda
se cumple a cabalidad al 100%.
Por lo cual debes tener la flexibilidad
para cuando eso suceda
y buscar soluciones inmediatas,
negociar, posponer o decantar.

Y no olvides, como me recomendara Tauana,
siempre reservar de una a dos horas diarias en tu calendario para los imprevistos:
esas llamadas, mensajes o favores… contestar correos, enviar presupuestos o hacer seguimiento… Recuerda: es la vida real.

 

Mis recomendaciones

Además del calendario,
te sugiero usar herramientas
de captación de tareas
y recordatorios.

Hay infinidad de aplicaciones digitales
que ayudan con esto.
La mayoría está basada en el método ‘GTD’.
Por ejemplo, yo uso la app ‘Todoist’,
pero hay muchas más
y cada vez salen nuevas
(‘Things 3’, ‘Recordatorios de iOS’,
‘Google Tasks’, etc).

También te sugiero combinar
la app de tares y recordatorios
con una de notas.

Yo uso la aplicación ‘Notas’
que traen los dispositivos Apple,
ya que soy usuario de su ecosistema.
Y me permite anotar en el teléfono,
el ordenador y la tableta
sincronizándolo todo en todos mis aparatos.
Este último aspecto es fundamental hoy en día.

Una buena idea es que organices
carpetas de tus proyectos por igual
tanto en la app de recordatorios
como en la de notas:

Y por supuesto,
tomarte el tiempo para organizar todo
y ser una persona disciplinada.

Sé que suena un poco robótico,
pero establecerte rutinas y hábitos
te hará tomar el control de tu vida
profesional y personal,
dándote mayor estructura y, por ende, felicidad.

Quizás al principio te resulte estresante.
Es normal.
Sin embargo, permítete muchas cosas,
entre ellas, que el tiempo pase
para que veas resultados.
Y no pasa nada si un día
lo mandas todo al carajo.
Siempre puedes volver a intentarlo.

Ah, y procura apagar las interrupciones (mucho “pomodoro” –aquí te explico qué es-, silenciar notificaciones y guardar el móvil, que el mundo no se acaba).

Te espero en mi Instagram: @popinteractivo

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Por Ricardo Miranda

Por Ricardo Miranda

@popinteractivo · Creador de la academia de YouTube, especialista en innovación, periodismo, marketing digital, locución, producción y realización de vídeos

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